Ten artykuł wymaga uzupełnienia źródeł podanych informacji. Aby uczynić go weryfikowalnym, należy podać przypisy do materiałów opublikowanych w wiarygodnych źródłach.

Biurokracja jest to jedna z form organizacji, szczególnie rozpowszechniona w instytucjach państwowych.

Wyraz biurokracja pochodzi od słowa francuskiego “bureau” oznaczającego biuro – miejsce pracy urzędnika lub grubą zieloną materie przypominającą filc używaną do przykrycia stołu. Słowo biurokracja weszło do użycia krótko przed Rewolucją Francuską 1789 roku i szybko się rozpowszechniło. Końcówka –kracja ma pochodzenia greckie, –kratia lub –kratos oznacza władzę grupy społecznej, dla przykładu arystokracja, technokracja, demokracja etc.

Z założenia przyjętego przez Maxa Webera żyjącego w okresie szczytowym pruskiego totalitaryzmu, biurokracja miała być idealną i bezbłędną formą organizacji, jednakże wraz z jej rozrostem staje się ona jako system organizacyjny coraz bardziej dysfunkcjonalna.

Model idealnej biurokracji opracowany został przez Maxa Webera i przedstawiony w jego klasycznym dziele "The Theory of Social and Economic Organization". Wyróżnił on trzy rodzaje legitymowanej władzy:

1. racjonalnej (legalnej) - opartej na przekonaniu o "legalności" zasad i normatywnych reguł sprawowania władzy oraz prawie tych, którzy zgodnie z nimi sprawują władzę do wykonania poleceń.
   
2. tradycjonalnej - związanej silnie z przekonaniem o świętości nieprzemijającej tradycji i legitymizacji statusu tych, którzy sprawują zgodnie z nią władzę.
3. charyzmatycznej - opartej na pewnych specyficznych i wyjątkowych cechach charakteru, heroizmie, świętości danej jednostki, a także na normatywnych wzorach postępowania i wynikającego z nich ładu jaki ona objawiła lub ustanowiła.

Weber twierdził, iż z władzą legalną w idealnej postaci mamy do czynienia gdy zatrudnionych w administracji biurokratów cechuje następujące postępowanie:

1. Podlegają władzy jedynie w zakresie swoich oficjalnych obowiązków o bezosobowym charakterze. Posiadają więc wolność osobistą.
2. Hierarchia urzędów w jakich działają jest jasno zdefiniowana.
3. Każdy urząd odznacza się jasno zdefiniowanym zakresem kompetencji.
4. Sprawowanie urzędu powiązane jest z dobrowolnie zawartą umową.
5. Bardzo istotną rolę przy wyborze kandydata odgrywają jego kwalifikacje zawodowe.
6. Pobory biurokratów odznaczają się ustaloną wysokością, wypłacaną w gotówce, pracownicy nabywają uprawnienia emerytalne. Jednak w niektórych przypadkach organ ma prawo do odwołania mianowanego urzędnika, natomiast ten ma zawsze prawo do rezygnacji.
7. Sprawowany urząd jest traktowany jako jedyne lub główne zatrudnienie danej osoby.
8. Zwierzchnicy mogą urzędnikowi przyznać awans uwarunkowany stażem pracy, osiągnięciami.
9. Urzędnik pracuje w całkowitym oderwaniu od własności środków administrowania i nie ma prawa do "zawłaszczenia" swojego stanowiska.
10. Jest on poddany ścisłej, systematycznej dyscyplinie i kontroli.

Według Webera biurokracja jako typ idealny powinna charakteryzować się przede wszystkim:

1. precyzją działania
2. szybkością
3. elastycznością
4. jednoznacznością
5. efektywnością
6. ciągłościa pracy
7. dyskrecją
8. subordynacją
9. bezosobowością
10. przepisorządnością
11. racjonalnością
12. zmniejszeniem do minimum tarć
13. oszczędnością na kosztach
14. dostosowaniem do potrzeb
15. przewidywalnością zachowań

Dysfunkcje biurokracji

Robert K. Merton w pracy "Teoria Socjologiczna i struktura społeczna" wymienia możliwe dysfunkcje biurokracji:

1. wyuczona nieudolność - Thorstein Veblen
2. skrzywienie zawodowe
3. psychoza zawodowa
4. biurokratyczne błędne koło - Michel Crozier
5. stworzenie człowieka organizacji

Dysfunkcje biurokracji zostały ujęte w quasi-naukowe prawa:

1. prawo Parkinsona
2. zasada Petera
3. zasada Dilberta

Departamentalizacja oznacza grupowanie podobnych lub logicznie powiązanych prac. Pracownicy przydzieleni do wyspecjalizowanych zadań działu nabierają umiejętności i wprawy w swoich funkcjach, lecz codzienna rutyna może doprowadzić do utraty motywacji i wyzwań. Specjalizacja pracy zwiększa sprawność operacji i efektywność, jednakże może też prowadzić do znużenia i niezadowolenia pracowników. Głębia zadań oznacza stopień kontroli sprawowanej przez pracownika nad jego pracą. Zakres zadań dotyczy ich zróżnicowania i liczby umiejętności potrzebnych do wywiązania się z nich. Badania wykazały, że wielu ludzi wykazuje większe zainteresowanie swoją pracą i odczuwa dumę oraz ma poczucie własnej wartości, gdy głębia i zakres zadań są duże.